Wiedervorlage & Prozesse

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Element für die effiziente Verwaltung. Einzelne Benutzer oder Arbeitsgruppen können sich so bestimmte Aufgaben merken und strukturiert abarbeiten.

Bei der Vielzahl an Einzelaufgaben, passiert es schnell, dass man hier in der Verwaltung den Überblick verliert. Unsere Wiedervorlagen unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit.

Sie können Wiedervorlagen für sich selbst oder für ganze Arbeitsgruppen hinterlegen. Die Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu diesem Problem anbieten. In der einfachsten Form können Sie die Angelegenheit auch lediglich als "erledigt" markieren. Umfangreichere Wiedervorlagen bezeichnen wir als Prozesse.

Prozesse können wesentlich kompliziertere Abläufe verwalten wie den Mahnprozess, den Zeichnungsprozess oder die Bearbeitung von Geburtstagslisten. Die Anzeige für die Benutzer bleibt dabei gleich, dafür stehen dem Nutzer jedoch mehr mögliche Optionen zur Verfügung. Ein Mahnprozess könnte beispielsweise folgende Optionen anbieten:

• Schreiben erstellen und zusenden
• 14 Tage auf Einzahlung warten
• auf Klärung durch Vertriebspartner warten
• Weiterleitung an Inkasso
• schließen des Mahnprozesses

Ein großer Vorteil bei der Verwaltung der Aufgaben liegt darin, dass die Software nicht an bestimmte Mitarbeiter gebunden ist. Ein neuer Mitarbeiter kann so sehr leicht die Aufgaben eines anderen Kollegen übernehmen. Die Ausweitung von Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter stellt ebenfalls kein Problem dar.

xpectoPro ermöglicht die Integration von Ablaufprozessen in die tägliche Arbeit. Nahezu alle Elemente und Funktionen der Software können in vordefinierte Abläufe eingebunden werden. Die Abläufe sind umfangreich konfigurierbar und ermöglichen eine strukturierte Arbeitsweise. Insbesondere verteilte Teams profitieren von der Aufgabentrennung und der gemeinsamen Kommunikation über Prozesse.

Die Prozesse können über einen grafischen Designer erstellt werden. Die Steuerung erfolgt mit einer zentralen "Wiedervorlage-Steuerung", die alle Prozesselemente einsehen darf. Leiter von Callcentern, Vertrieben oder Verwaltungen haben so stets den Überblick über alle wichtigen Abläufe. Die Einbindung von externen Stellen zur Datenerfassung, zur Prüfung/Compliance oder zur Betreuung ist über Prozesse sehr gut möglich.

Beispiel Annahmeprozess:

• Erstellung der Verkaufsunterlagen über Webportal durch Vertriebspartner
• Einreichung der Verkaufsunterlagen bei Gesellschaft
• Eingabe der Daten per Barcode-Scan, automatischer Start des Annahmeprozesses
• Prüfung der Daten und Unterlagen durch Compliance, Vertrieb o.ä. (mehrstufig, wenn nötig)
• nach erfolgreicher Prüfung: Druck und Versand der Begrüßung (auch per E-Brief, ohne eigenen Ausdruck)
• Wartezeit auf Geldeingang, Alarm nach 14 Tagen -> Aufgabe für Callcenter od. Vertriebspartner
• vollständiger Geldeingang -> Druck und Versand Zertifikat

Beispiel Kundenakquise:

• Kunde gibt Daten auf Kontaktformular ein (durch Internetwerbung o.ä.)
• Callcenter ruft Kunden direkt an (Überprüfung Daten und Einverständniserklärung)
• Versand von Unterlagen
• Callcenter ruft Kunden zur Beratung und Fragen an
• Kunde sendet unterschriebenen Vertrag
• Weiterführung im Annahmeprozess

Beispiel Mahnwesen:

• Kunde erzeugt Rücklastschrift oder zahlt nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums
• Je nach Fall wird Callcenter oder Vertriebspartner aktiv
• Bearbeiter ergänzt weiteres Vorgehen
• erneute Wartezeit
• Kunde hat gezahlt -> erledigt
• Kunde hat nicht gezahlt -> nächste Mahnstufe